Comment automatiser la facturation électronique avec un ERP ou un logiciel de gestion ?

La facturation électronique est un enjeu majeur pour les entreprises françaises assujetties à la TVA. Notamment pour celles qui souhaitent moderniser leur gestion financière.  Avec l'évolution des réglementations et la nécessité d'optimiser les processus internes, la transition vers la facturation électronique grâce à un ERP (Enterprise Resource Planning) ou un logiciel de gestion apparaît comme une solution incontournable.

En plus de réduire le temps consacré à la facturation, elle diminue les erreurs et garantit une conformité aux normes en vigueur. Dans cet article, nous explorerons comment automatiser la facturation électronique avec un ERP ou logiciel de gestion et les bénéfices que cela peut apporter à votre entreprise grâce à un ERP.

1. Pourquoi automatiser la facturation électronique avec un ERP ou un logiciel de gestion ?

1.1 Réduction des tâches manuelles et répétitives

La gestion manuelle des factures peut être chronophage et sujette à erreurs. En automatisant la facturation, les entreprises réduisent considérablement le temps passé à créer, envoyer et suivre les factures.

L’ERP ou le logiciel de gestion permet de générer automatiquement des documents conformes et de les envoyer directement aux clients. Cela contribue également à une meilleure organisation des équipes administratives, qui peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

1.2 Amélioration de la conformité réglementaire

Les réglementations concernant la facturation électronique évoluent constamment. En France, par exemple, la réforme de la facture impose progressivement l’utilisation de la facturation électronique obligatoire pour les transactions interentreprises.

À partir de septembre 2026, toutes les entreprises de taille intermédiaire et grandes entreprises devront se conformer aux obligations de facturation électronique, notamment via des Plateformes Agréées (PA).

Un ERP ou un logiciel de gestion garantit que toutes les factures respectent les obligations en vigueur, comme Factur-X ou la norme EN16931.

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1.3 Optimisation des flux de trésorerie

Une facturation rapide et sans erreur améliore le suivi des paiements et réduit les délais de règlement. Grâce à l'automatisation, les rappels et relances peuvent être programmés, garantissant ainsi une meilleure gestion des créances clients et un flux de trésorerie plus stable.

De plus, la réception de factures électroniques permet aux entreprises de suivre précisément leurs engagements financiers et d'améliorer leur prévision de trésorerie.

2. Choisir la bonne solution : ERP vs logiciel de facturation dédié

2.1 ERP : Une solution intégrée pour une gestion globale

Un ERP est une plateforme complète qui permet d’intégrer la facturation à d’autres fonctions comme la comptabilité, la gestion des stocks ou encore le CRM. Il est idéal pour les moyennes et grandes entreprises souhaitant centraliser toutes leurs opérations.

Des solutions comme Sage, SAP, Oracle NetSuite ou Microsoft Dynamics offrent des fonctionnalités avancées pour automatiser l’ensemble du cycle de facturation, garantissant ainsi une transition vers la facturation électronique fluide et conforme.

2.2 Logiciel de facturation : Une alternative plus simple pour les PME

Pour les petites entreprises, un logiciel de facturation dédié peut suffire. Des solutions comme QuickBooks, Zoho Invoice ou Sellsy permettent de gérer facilement la facturation sans nécessiter une intégration complexe.

Ces outils offrent des fonctionnalités spécifiques comme l’envoi automatique de factures, la réception de factures électroniques, le suivi des paiements et l’intégration avec la comptabilité. Ils sont souvent plus accessibles financièrement que les ERP et plus simples à mettre en place.

2.3 Comment choisir entre ERP et logiciel de gestion ?

Le choix dépend principalement de la taille de l’entreprise, de ses besoins spécifiques et de son budget. Une PME avec des processus simples privilégiera une solution de facturation électronique tandis qu’une entreprise ayant des besoins plus complexes optera pour un ERP. L'objectif est d'assurer une transition vers la facturation électronique conforme aux réglementations et adaptée à la structure de l'organisation.

Pour les entreprises taille intermédiaire ou grande entreprise

Pour une entreprise de taille intermédiaire ou une grande structure, un ERP est souvent la meilleure option car il permet d’intégrer l’ensemble des processus financiers, comptables et commerciaux en un seul système. Il offre une meilleure visibilité sur l’ensemble des transactions et permet d’automatiser la communication avec les Plateformes Agréées (PA). De plus, les ERP permettent une mise en conformité avec les obligations de facturation électronique en France, ce qui est essentiel avec la réforme de la facture qui entrera en vigueur progressivement jusqu’en 2027.

Pour les PME

Les PME, quant à elles, peuvent préférer un logiciel de facturation électronique dédié en raison de sa simplicité d’utilisation et de son coût plus abordable. Ces outils permettent de générer et d’envoyer des factures électroniques conformes aux réglementations, tout en offrant des fonctionnalités avancées comme le suivi des paiements, l’archivage sécurisé et l’intégration avec la comptabilité. De plus, certains logiciels de facturation peuvent être évolutifs et s’intégrer à un ERP lorsque l’entreprise grandit et que ses besoins deviennent plus complexes.

Un autre critère clé dans le choix entre un ERP et un logiciel de facturation est la flexibilité et l’évolutivité du système. Une entreprise en pleine croissance peut avoir besoin d’une solution capable d’évoluer avec elle. Dans ce cas, opter pour un ERP dès le départ peut être une stratégie gagnante, car il évite d’avoir à changer d’outil plus tard. En revanche, une entreprise avec des besoins limités peut se contenter d’un logiciel de facturation électronique plus simple, sans investir dans une solution plus coûteuse et plus complexe à déployer.

3. Les étapes pour automatiser la facturation électronique

3.1 Définir les besoins et exigences réglementaires

Avant de choisir un outil, il est crucial d’identifier les besoins spécifiques de l’entreprise :

• Volume de factures à traiter

• Exigences fiscales et comptables

• Intégration avec d’autres outils (CRM, comptabilité, gestion des stocks)

• Nécessité d’une personnalisation avancée

• Respect des obligations de facturation électronique en France

3.2 Intégration et configuration de l’ERP ou du logiciel de gestion

Une fois la solution choisie, il est important de bien la paramétrer :

• Automatiser la génération des factures en fonction des commandes ou des contrats.

• Mettre en place un processus de validation avant envoi.

• Configurer l’envoi automatique par email ou via des plateformes de dématérialisation partenaire comme Chorus Pro (obligatoire pour les transactions avec l’administration fiscale en France).

• Définir les workflows pour la gestion des paiements et relances.

• S’assurer que le système respecte les normes de facturation électronique en France et l’intégration avec les Plateformes Agréées (PA).

3.3 Sécurisation et archivage des factures électroniques

Les factures électroniques doivent être stockées et protégées pour garantir leur intégrité et leur accessibilité en cas d’audit. Les entreprises doivent :

• Utiliser des Plateformes Agréées (PA) certifiées.

• Appliquer une signature électronique pour garantir l’authenticité.

• Assurer une sauvegarde des documents dans le cloud ou sur un serveur sécurisé.

• Vérifier que l’archivage répond aux exigences de l’administration fiscale.

4. Les bénéfices concrets de l’automatisation

4.1 Gain de productivité

Une entreprise qui adopte la facturation électronique intègre réduit considérablement le temps consacré à cette tâche. Par exemple, une PME qui passait plusieurs heures par semaine à traiter les factures peut voir ce temps réduit de plus de 50 % grâce à l’automatisation.

4.2 Réduction des erreurs et litiges

Les erreurs de saisie manuelle sont l’une des principales sources de litiges avec les clients. Un logiciel de gestion élimine ces risques en générant des factures précises et conformes dès la première édition.

4.3 Amélioration des relations avec les clients

Un système automatisé garantit un suivi efficace des paiements et des relances sans intervention humaine, améliorant ainsi la communication avec les clients et réduisant les risques d’impayés.

4.4 Meilleure visibilité financière

Grâce aux tableaux de bord et aux rapports générés par les logiciels de facturation ou ERP, les dirigeants disposent d’une vision claire de leur situation financière, leur permettant d’optimiser la gestion de leur trésorerie. L'utilisation d’une solution de facturation électronique adaptée assure également un meilleur contrôle des obligations de facturation électronique et des processus de dématérialisation.

Conclusion

L’automatisation de la facturation électronique représente une avancée majeure pour les entreprises cherchant à optimiser leurs processus financiers. Que ce soit via un ERP ou un logiciel de gestion, elle permet de réduire les erreurs, gagner du temps et améliorer la conformité réglementaire. Avec la mise en place de la réforme de la facturation électronique prévue pour septembre 2026, il devient essentiel pour les entreprises de taille intermédiaire et les grandes structures de se préparer dès maintenant.

Si vous souhaitez passer à l’automatisation de votre facturation, commencez dès aujourd’hui à évaluer les solutions disponibles et identifiez celle qui apportera une forte valeur ajoutée à votre activité.