Comment vérifier la conformité de ses factures électroniques ?

Avec la transformation digitale, la facturation électronique s'impose comme un levier stratégique pour les entreprises. Toutefois, son adoption doit respecter un cadre réglementaire strict, notamment en ce qui concerne la conformité des factures électroniques. L'évolution des réglementations, comme la loi de finances imposant la facturation électronique à toutes les entreprises assujetties à la TVA à partir du 1er septembre 2026, renforce la nécessité d'un contrôle rigoureux.

Cet article vous explique comment vérifier la conformité de ses factures électroniques afin d'éviter les sanctions et d'optimiser votre gestion administrative.

1. Comprendre les exigences légales pour la conformité de ses factures électroniques

Avant de procéder à la vérification de la conformité, il est essentiel de connaître les obligations imposées aux entreprises assujetties. Une facture électronique conforme doit respecter trois principes fondamentaux :

Authenticité de l'origine : garantie de l'identité de l'émetteur.
Intégrité du contenu : absence de toute modification non autorisée.
Lisibilité : lecture et archivage sous un format compréhensible.

De plus, plusieurs mentions obligatoires doivent figurer sur les factures électroniques :

Identité de l'émetteur et du destinataire.
Numérotation unique et date d'émission.
Détails des biens ou services fournis.
Montant HT, TVA applicable et montant TTC.
Modalités de paiement et pénalités en cas de retard.

En France, la facturation électronique est encadrée par l'administration fiscale, qui impose également des normes pour les formats de factures acceptés.

2. Vérifier l’authenticité et l’intégrité des factures

Lorsqu'il s'agit de vérifier l'authenticité et l'intégrité des factures, les entreprises doivent s'assurer que leur solution de facturation électronique répond à des normes rigoureuses pour garantir la traçabilité et l'inviolabilité des documents échangés. Plusieurs technologies et pratiques sont essentielles pour assurer cette conformité :

Signature électronique avancée : La signature électronique avancée joue un rôle crucial dans l'authenticité des factures. Elle permet de garantir l'identité de l'émetteur et d'assurer que le contenu de la facture n'a pas été modifié depuis sa signature. Contrairement à une signature électronique simple, qui peut être moins sécurisée, la signature avancée repose sur des certificats électroniques délivrés par des autorités de certification reconnues. Cela assure une identification fiable de l'émetteur, offrant ainsi une protection contre la fraude et l'usurpation d'identité. En cas de litige, la présence d'une signature électronique avancée permet de prouver l'origine et l'intégrité de la facture.
Archivage électronique conforme : L'archivage des factures électroniques doit être réalisé de manière sécurisée, en respectant les normes en vigueur, telles que la norme NF Z42-013 en France. Cette norme définit les exigences relatives à l'archivage numérique, garantissant que les documents sont conservés dans un format fiable et accessible sur le long terme. Un système d'archivage conforme doit inclure des mécanismes de sécurité robustes pour protéger les données contre la perte, l'altération ou l'accès non autorisé. De plus, il doit permettre une traçabilité complète des actions effectuées sur les documents archivés, ce qui est essentiel en cas de contrôle fiscal.
Transmission par une plateforme de dématérialisation : L'utilisation d'une plateforme de dématérialisation pour la transmission des factures électroniques est une autre mesure essentielle pour garantir leur conformité. Ces plateformes sont conçues pour répondre aux exigences fiscales en matière de facturation électronique. Elles assurent la transmission sécurisée des documents entre l'émetteur et le destinataire, en respectant les protocoles de sécurité requis. De plus, elles offrent souvent des fonctionnalités de suivi et de traçabilité, permettant aux entreprises de vérifier à tout moment le statut de leurs factures. L'utilisation de ces plateformes contribue à réduire le risque d'erreurs ou de fraudes lors des échanges.

Il est essentiel de contrôler la présence de ces éléments avant la réception des factures électroniques.

3. Conformité avec les nouvelles réglementations

Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront émettre et recevoir des factures électroniques via des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ou le portail public de facturation (PPF).

Le rôle des PDP sera de transmettre les factures à l'administration fiscale et d'assurer le traitement des données de transactions. Les entreprises doivent donc s'assurer que leurs solutions sont conformes aux exigences de la loi de finances.

4. Outils et solutions pour assurer la conformité

Les entreprises doivent impérativement adopter une solution de facturation électronique certifiée pour répondre aux exigences réglementaires et optimiser leur processus de gestion financière. Plusieurs solutions sont à leur disposition, chacune offrant des avantages distincts.

Les logiciels de facturation conformes

Les logiciels de facturation conformes, tels que SAP, Sage et Cegid, représentent une option robuste. Ces logiciels permettent non seulement de générer des factures conformes aux normes en vigueur, mais aussi d'assurer un suivi précis des transactions. Leur intégration dans les systèmes de gestion d'entreprise facilite également la centralisation des données financières et la création de rapports.

Une plateforme de dématérialisation partenaire

L’utilisation de plateformes de dématérialisation partenaires constitue une alternative intéressante. Ces plateformes offrent des services spécialisés dans le traitement et la gestion des factures électroniques. Elles garantissent la conformité des documents et peuvent simplifier les échanges entre les entreprises et leurs clients ou fournisseurs, réduisant ainsi le risque d'erreurs et de retards. Si vous souhaitez en savoir plus sur les PDP, découvrez notre article dédié.

La mise en place de ces solutions de facturation électronique permet non seulement d'assurer la réception des factures conformes, mais aussi leur intégration automatique dans les systèmes comptables. Cela conduit à une réduction significative des tâches administratives, une diminution des erreurs manuelles et un gain de temps précieux pour les équipes comptables. En somme, adopter une solution de facturation électronique certifiée s'inscrit dans une démarche de modernisation et d'efficacité pour les entreprises de toutes tailles.

5. Que faire en cas de non-conformité ?

Lorsqu'une entreprise se trouve confrontée à une situation de non-conformité concernant une facture, il est crucial d'agir rapidement et de manière structurée pour rectifier la situation. Voici les étapes à suivre :

Vérifier et rectifier les erreurs

La première action à entreprendre consiste à examiner minutieusement la facture en question pour identifier les erreurs ou omissions. Cela peut inclure la vérification des mentions légales, comme le numéro de SIRET, la date d'émission, le montant total, et la description des biens ou services fournis.

Si des informations sont manquantes ou incorrectes, l'entreprise doit procéder à leur correction. Il est essentiel d'émettre une facture rectificative qui mentionne clairement les modifications apportées, afin de garantir la transparence et la traçabilité.

Conserver les échanges

Chaque étape de la correction doit être soigneusement documentée. Cela inclut la conservation des échanges de courriels, des confirmations de réception et des factures originales et rectificatives. Une documentation complète permettra non seulement de justifier les corrections effectuées en cas de contrôle fiscal, mais aussi de fournir un historique des transactions. Cela contribue à renforcer la crédibilité de l'entreprise auprès de ses partenaires commerciaux et des autorités fiscales.

Informer l’administration fiscale en cas d’anomalie grave

Dans certaines situations, surtout en cas de non-conformité significative ou répétée, il peut être nécessaire d’informer l’administration fiscale. Cela est particulièrement important si des anomalies pourraient avoir des implications sur la déclaration de la TVA ou si des erreurs dans la facturation entraînent des conséquences financières notables. Informer proactivement l'administration fiscale peut aider à éviter des sanctions plus sévères, en montrant la bonne foi de l'entreprise et sa volonté de se conformer à la réglementation.

Les impacts de la non-conformité

Le non-respect des obligations de facturation peut entraîner des répercussions financières importantes. En effet, des sanctions financières peuvent être imposées, et l'entreprise pourrait faire face à des redressements en matière de déclaration de TVA.

Ces sanctions peuvent inclure des amendes, le remboursement de crédits de TVA indus, ou d'autres mesures coercitives.

Par conséquent, il est dans l'intérêt des entreprises de prendre des mesures préventives pour garantir la conformité de leurs factures et de réagir rapidement en cas de non-conformité. Cela permet non seulement d'éviter des pénalités, mais aussi de maintenir une relation saine avec l'administration fiscale et d'assurer la pérennité de l'entreprise.

Conclusion

La vérification de la conformité des factures électroniques est un enjeu majeur pour les entreprises. La récente réforme, avec une obligation généralisée au 1er septembre 2026, impose aux entreprises d’adopter des solutions conformes et d’utiliser des plateformes de dématérialisation partenaires ou le portail public de facturation.

Anticiper ces changements, mettre en place des solutions adaptées et assurer une réception de factures électroniques conformes sont autant d’actions essentielles pour éviter les risques et garantir une gestion efficace des données de transactions.