Guide pour choisir sa plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)

Dans le cadre de la transformation numérique des entreprises, la mise en place de la facturation électronique devient obligatoire. Dans ce contexte, choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) fiable et conforme est essentiel.

Les plateformes de dématérialisation partenaire permettent aux entreprises de se conformer aux exigences légales, tout en assurant la sécurité des données et l’efficacité des processus de facturation. Cet article vous guidera à travers les critères indispensables pour comment choisir sa plateforme de dématérialisation partenaire adaptée à vos besoins.

1. Pourquoi choisir une PDP certifiée ?

Une plateforme de dématérialisation certifiée assure la conformité avec les réglementations fiscales en vigueur, notamment en matière de transmission des données de facturation. En France, la loi impose aux entreprises de transmettre leurs factures électroniques via une PDP certifiée, validée par la direction générale des finances publiques (DGFiP). Cette certification garantit que la plateforme respecte les normes de sécurité, de confidentialité et d'intégrité des données.

Les PDP certifiées sont les seules à pouvoir assurer la bonne transmission des données des factures aux opérateurs de dématérialisation (OD), une solution mise en place par l’État pour centraliser la réception et la transmission des factures électroniques.

2. Guide pour choisir sa plateforme de dématérialisation partenaire : les critères essentiels

2.1. Conformité et sécurité des données

Le premier critère à prendre en compte lors du choix d'une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) est la conformité avec la législation et la sécurité des données de facturation. Une bonne PDP doit garantir la confidentialité et l’intégrité des données de facturation lors de leur transmission. Cela inclut l’utilisation de protocoles sécurisés pour l’envoi et la réception des factures, ainsi qu’un chiffrement des données pour éviter toute interception ou fraude.

Assurez-vous que la plateforme de dématérialisation respecte les normes de sécurité imposées par l'administration fiscale et qu'elle permet une gestion sécurisée des factures, conformément aux exigences des opérateurs de dématérialisation (OD). Une solution qui garantit un niveau élevé de sécurité pour protéger vos données sensibles est indispensable, notamment pour les TPE et PME, qui doivent aussi respecter des règles strictes en matière de sécurité des données.

2.2. Facilité d’intégration avec vos outils existants

Lors de la sélection de votre PDP, il faut vérifier qu'elle soit facilement intégrable à vos outils de gestion existants, comme vos logiciels comptables, vos ERP (Enterprise Resource Planning) ou encore vos outils de facturation. Une plateforme de dématérialisation partenaire bien intégrée vous permet de traiter des factures en toute simplicité, d’éviter les erreurs et de gagner du temps.

Si vous utilisez déjà un éditeur de logiciel spécifique pour gérer vos factures, il est important que la PDP que vous choisissez soit compatible avec ce logiciel. Cette compatibilité assurera une transmission fluide des factures électroniques et vous permettra de bénéficier d’un tableau de bord centralisé pour le suivi des factures envoyées et reçues, ainsi que des relances si nécessaire.

2.3. Fonctionnalités supplémentaires et ergonomie

Outre les fonctionnalités de base, telles que l’envoi et la réception des factures, il est recommandé de prendre en compte les fonctionnalités supplémentaires proposées par la plateforme. Par exemple, la possibilité d’automatiser la génération de rapports, de suivre le statut des factures en temps réel grâce à un tableau de bord clair, ou de bénéficier d’un archivage à long terme des factures dans un format conforme aux exigences légales.

Si votre entreprise a un volume de facturation important ou si vous êtes amené à recevoir des factures électroniques régulièrement, certaines plateformes proposent des outils de gestion adaptés pour faciliter le traitement et la gestion de ces factures. Ces outils peuvent inclure des options de rapprochement des données, des alertes de non-conformité ou des fonctionnalités de contrôle qualité pour garantir la validité des factures envoyées et reçues.

2.4. Scalabilité et flexibilité

Votre plateforme de dématérialisation partenaire doit pouvoir évoluer avec votre entreprise. Si votre entreprise connaît une croissance rapide, vous aurez besoin d’une solution capable de s’adapter à l'augmentation de votre volume de facturation sans compromettre la performance ou la sécurité.

Veillez à ce que la PDP que vous choisissez soit flexible et puisse évoluer selon vos besoins futurs. Par exemple, certaines plateformes permettent d’ajouter de nouvelles fonctionnalités ou de passer à un plan plus adapté en fonction de l'augmentation de votre volume de facturation.

2.5. Coût et modèle de tarification

Le coût de la plateforme de dématérialisation partenaire est un facteur clé dans votre choix. En effet, selon le volume de facturation de votre entreprise, certaines solutions peuvent s'avérer plus coûteuses que d’autres. Il existe différents modèles de tarification, notamment le paiement par facture traitée, un abonnement mensuel ou annuel, ou un coût basé sur le volume de transactions.

Lors de la comparaison des offres, veillez à bien comprendre ce que comprend chaque offre et à quel tarif. Si votre entreprise est une TPE ou PME, un modèle de tarification par facture traitée pourrait être plus avantageux, tandis que pour une entreprise de plus grande taille, un abonnement mensuel ou annuel pourrait s’avérer plus rentable.

 

3. L’accompagnement et le support client

Un autre aspect important lors du choix de sa plateforme est l'accompagnement fourni par le fournisseur. Le support client est essentiel, surtout dans le cadre de la mise en place de la dématérialisation des factures. Si vous rencontrez des difficultés techniques ou avez des questions sur la configuration, un support réactif et compétent est indispensable.

Certaines plateformes proposent également des services de formation pour vous et vos équipes, ainsi que des ressources en ligne comme des FAQ, des tutoriels et des webinaires. Assurez-vous que le support client soit facilement accessible et qu’il puisse répondre rapidement à vos besoins.

Si vous souhaitez vous faire accompagner dans votre transition vers la facture électronique, n’hésitez pas à contacter nos experts.

4. Vérification de la certification de la PDP

Il est impératif de vérifier que la PDP choisie est bien immatriculée par l’administration fiscale et répond aux normes de conformité pour la transmission des données de facturation. Les plateformes certifiées par la direction générale des finances publiques (DGFiP) sont les seules à pouvoir garantir la conformité avec la législation fiscale et à permettre la transmission des factures électroniques vers le portail public de facturation (PPF).

Avant de vous engager, vous pouvez consulter la liste des opérateurs de dématérialisation (OD) agréés sur le site de l’administration fiscale. Une PDP immatriculée par l’administration fiscale est garante de la conformité et de la sécurité des données de vos transactions.

Conclusion

Choisir sa plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) est un choix stratégique qui affecte non seulement la conformité fiscale de votre entreprise, mais aussi l'efficacité de vos processus de facturation. En tenant compte des critères de sécurité des données, de conformité, de compatibilité avec vos outils existants, de flexibilité et de coût, vous pourrez sélectionner la PDP la mieux adaptée à vos besoins. Assurez-vous de choisir une plateforme certifiée, capable de s’intégrer à votre système, tout en offrant des fonctionnalités avancées pour optimiser vos processus de facturation.